GDPR:n vuosipäivä lähestyy – tuhotaanko teillä paperidokumentit oikealla tavalla?

Julkaistu 24.5.2019


Lauantaina 25.5. on tietosuoja-asetus  GDPR:n vuosipäivä. GDPR vaatii, että yritykset käsittelevät yhä tarkemmin henkilötietoja sisältäviä elektronisia ja fyysisiä dokumentteja. Yrityksillä on usein hallussaan paljon esimerkiksi paperisia asiakirjoja, joiden tuhoamisesta on huolehdittava asianmukaisesti. Meillä on tähän tarkoitukseen valikoimassamme paljon Rexel-paperintuhoojia, jotka tukevat GDPR:n vaatimuksia. Alle on koottu muutama esimerkki vaatimuksista ja paperintuhoojan valintaan vaikuttavista asioista.


Henkilötietojen käsittelyn tietosuojaperiaatteet

“Tietosuojaperiaatteita on noudatettava aina, kun käsitellään henkilötietoja. Rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan, että tietosuojaperiaatteet toteutuvat tehokkaasti henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on

käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti.”

Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, https://tietosuoja.fi/tietosuojaperiaatteet 


Mitä tietoja ei saa käsitellä 

“Niin sanottuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys tai terveyttä koskevia tietoja."

Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, https://tietosuoja.fi/erityisten-henkilotietoryhmien-kasittely 


Turvallinen tapa tuhota henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat

Henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat on aina tuhottava, kun niitä ei enää tarvita. Jokaisella yrityksellä tulisi olla tätä varten käytössään paperintuhooja, jolla dokumentit silputaan. Tuhoojan valinnassa tulee ottaa huomioon, millaista turvatasoa laitteelta vaaditaan. Turvallisuustaso valitaan P2 (perustason turva) ja P7 (huippusalainen turvataso) väliltä riippuen siitä, kuinka arkaluontoisia dokumentteja yrityksessä käsitellään. Mitä korkeampi turvataso laitteella on, sitä hienompaa silppua se tekee. Useissa tuhoojissa on PIN-koodilukko, mikä turvaa silppuamisprojektin. 


                    

Tuhoojan valinnassa on lisäksi huomioitava, kuinka monta henkilöä käyttää tuhoojaa. Jos käyttäjiä on useita, kannattaa valita tuhooja, joka pystyy kerralla silppuamaan suuriakin määriä paperia. Automaattisen paperinsyötön omaavat tuhoojat auttavat yritystä säästämään aikaa ja rahaa, koska paperia ei tarvitse syöttämanuaalisesti. 

Ekman Systemsin valikoimissa on paperintuhoojia jokaisen yrityksen tarpeisiin. Asiantuntijamme auttavat tuhoojan valinnassa, jolloin varmistetaan, että se vastaa varmasti käyttäjänsä tarpeita. Käy tutustumassa Rexel-paperintuhoojiimme: https://ekmansystems.fi/fi/bestsearch/tuhooja?q=tuhooja  



Ota yhteyttä myyjiimme: 

Jonas Forsman, jonas.forsman(at)ekmansystems.fi, 040 161 2525

Amadeus Ekman, amadeus.ekman(at)ekmansystems.fi, 044 033 2577


Loading...